עבודה היברידית בעידן הקורונה

עבודה מרחוק הפכה בשנתיים האחרונות לכורח המציאות;

מהי המשמעות עבור הארגון והעובדים; מהם האתגרים בעבודה מרחוק, וכיצד ניתן להתגבר עליהם ביעילות?

בין אם עבודה מהבית היא חלק מהתרבות הארגונית שלכם ובין אם נדרשתם לבצע התאמות ולאפשר לעובדים לעבוד מהבית בעקבות התפרצות מגיפת הקורונה – עבודה מרחוק הפכה בשנתיים האחרונות לכורח המציאות.

נכון לכתיבת שורות אלו, נראה שהעבודה ההיברידית צפויה להישאר עמנו עוד חודשים קדימה. לכן, אם טרם ביצעתם את השינויים וההתאמות הנדרשות, כדאי לחשוב קדימה, לקבוע מדיניות בנושא ולסייע לעובדים ולארגון להתנהל במציאות החדשה.

לצד החסרונות והאתגרים שהיא מביאה עמה, עבודה מרחוק עשויה לטמון בחובה גם יתרונות עבור הארגון, בין היתר בחסכון בעלויות בגין אחזקת משרדים, וכל ההוצאות הנלוות לכך.

חברות בינלאומיות הפועלות בישראל, ביניהן פייסבוק, גוגל, אמדוקס ופייפאל, כבר עברו למודל של עבודה היברידית – המאפשרת לעובד לחלק את ימי העבודה שלו בין הבית והמשרד, וחלקן אף הצהירו על שינוי קבוע של מודל העבודה, באופן שיאפשר לעובדים לחלק את שבוע העבודה שלהם בין המשרד והבית באופן קבוע.

מהי משמעות המעבר לעבודה היברידית עבור העובד והארגון?

בעבודה מהבית העובד זכאי לכל זכויותיו, בדומה לעבודה במשרד – החל מימי חופשה ומחלה ועד כיסוי במקרה של תאונת עבודה.

ומה לגבי בידוד?

משרד הבריאות קבע הנחיות למעסיקים, לפיהן המעסיק לא יוכל לדרוש מעובד בבידוד להגיע למקום העבודה בכל משך תקופת הבידוד, גם אם העובד ביקש להגיע לעבודה בתקופה זו. כמו כן, עובד הנמצא בבידוד או שילדו נמצא בבידוד, זכאי לדמי מחלה, כאשר הזכות לדמי מחלה מותנית בהצגת דיווח שביצע העובד למשרד הבריאות על ימי הבידוד.

מה דעתם של עובדים לגבי עבודה היברידית, והאם היא יעילה יותר או פחות מעבודה מהמשרד?

מחקר בשם "Why working from home will stick", שפורסם באפריל 2021, מצא כי רוב העובדים מעדיפים להמשיך ולעבוד מהבית יומיים או יותר בשבוע. כך, 14.2% ממשתתפי המחקר שאפשרו להם לעבוד מהבית, דיווחו כי יעדיפו לעבוד מהבית יומיים בשבוע, 14.6% הביעו רצון לעבודה מהבית במשך 3 ימים בשבוע, ו-31.2% מעוניינים להמשיך לעבוד מהבית 5 ימים בשבוע. כמו כן, 20% מהעובדים שלקחו חלק במחקר דיווחו על עלייה של 20% לפחות ביעילות העבודה שלהם כתוצאה מהמעבר לעבודה מהבית, ו-21.9% נוספים העריכו שיעילות העבודה עלתה ב-10-20%.

מהם האתגרים בניהול עובדים מרחוק?

עבודה מרחוק טומנת בחובה מגוון אתגרים עבור הארגון, ביניהם:

• ניהול ומעקב אחר שעות העבודה – עובדים שלא מגיעים למשרד אינם יכולים 'להחתים כרטיס' בכניסה וביציאה ממקום העבודה, והמעקב אחר שעות העבודה של העובדים הופך מאתגר יותר.
• שמירה על קשר רציף עם העובדים – בעוד עבודה במשרד מאפשרת מפגש בלתי אמצעי בין עובדים בצוות, בין עובדים במחלקות שונות ואף בין עובדים למנהלים, עבודה מרחוק מאופיינת כסוליסטית יותר. הסיכוי למפגשים ספונטניים פוחת משמעותית, ולא פעם נדרש מאמץ ותכנון מהעובדים על מנת לתקשר זה עם זה ולקבל החלטות משותפות בענייני עבודה.
• תחושת חוסר מחויבות כלפי הארגון – עובדים המבצעים את עבודתם מרחוק באופן קבוע עלולים לפתח תחושה של חוסר מחויבות ואי-שייכות לארגון לאורך זמן. נכון לספטמבר 2021, 3% מהעובדים בארה"ב עזבו מרצונם את מקום עבודתם, כך לפי נתוני לשכת הסטטיסטיקה בארה"ב.

כיצד תוכלו להבטיח עבודה יעילה מרחוק?

כיצד מנהלים ביעילות עובדים שעד כה הגיעו למשרד, וכעת מבצעים את עבודתם מרחוק?

החדשות הטובות הן שכיום ישנן מערכות נוכחות מתקדמות מבוססות ענן, המשלבות בתוכן גם אפשרות לניהול משימות ופרויקטים של העובדים, ומאפשרות ניהול מוצלח של עובדים מרחוק.

ריכזנו כאן מספר טיפים שיסייעו לכם בניהול עבודה מרחוק: 

• בראש ובראשונה, ודאו שדאגתם לעובד לציוד הדרוש עבורו. עמדת מחשב המאפשרת להתחבר למערכות הארגון מרחוק, ציוד, כיסא משרדי ואפילו אוזניות הם רק חלק מהפרמטרים שיאפשרו לעובד לעבוד בנוחות וביעילות גם מהבית. חלק מהעובדים מרחוק מבצעים את עבודתם מהשטח, כאשר הם נעזרים בטאבלט או הטלפון הנייד שלהם. ודאו שהמערכות הארגוניות, לרבות מערכת הנוכחות, מתאימות גם למכשירים אלו.

מערכת נוכחות עובדים מתקדמת ומבוססת ענן כדוגמת Day.io, תאפשר לעובדים לדווח נוכחות מכל מכשיר, גם כאשר אין במכשיר תקשורת זמינה, תוך אימות המכשיר וה-IP ממנו בוצע הדיווח.

• רעננו את מדיניות הארגון לגבי עבודה מרחוק – ייתכן בהחלט שהמעבר לעבודה היברידית בארגון נעשה מתוך כורח המציאות, מבלי שהוגדר מתווה ברור באשר לכמות הימים בהם אפשר לעבוד מהבית, או לחובת ההגעה למשרדים. חשוב להתייחס אל השינוי שבוצע, לגבש מדיניות ברורה בנושא ולתקשר אותה לעובדים, באופן שיאפשר לכל עובד להבין מה מצופה ממנו ומה האפשרויות שעומדות בפניו.
• הפגינו גמישות – לצד קביעת מדיניות ונהלים באשר לעבודה מרחוק, החשובים לצורך תיאום ציפיות עם העובדים, גלו גמישות ואפשרו לעובדים לעבוד בשעות הנוחות להם, במידת האפשר. שימו דגש על יעילות העבודה ותפוקת העובד, ולא בהכרח על שעות העבודה.

שימוש ב – Day.io יאפשר למנהלים לעקוב אחר שעות העבודה של העובדים בקלות, ולהתעדכן במידע בזמן אמת.

• נהלו את נוכחות העובדים בצורה יעילה – עם מערכת נוכחות עובדים מתקדמת, ניהול, מעקב ושליטה בשעות הנוכחות של העובדים הופכת קלה מתמיד. io מאפשרת למנהלים שקיפות על כל הנעשה בצוות, קבלת התרעות על חריגות או חוסרים בשעות העבודה, ואף ניהול ממוחשב של בקשות חופשה, אישורי מחלה ועוד.
• שמרו על תקשורת רציפה – כשמדובר בעבודה מרחוק, הסיכון לנתק בין עובדים ובין עובד למנהל גדול מתמיד. ודאו שאתם מתקשרים עם העובדים שלכם לפחות פעם ביום, ועודדו קשר רציף בין העובדים בצוות. אחד הכלים הפשוטים והיעילים לשמירה על קשר הוא דרך צ'ט הקיים במערכת נוכחות עובדים מתקדמת כדוגמת io, בו ניתן לקיים צ'ט אחד על אחד, כמו גם צ'ט קבוצתי וצוותי.
• עודדו מפגשים צוותיים – אפשר כיום לנהל קשרי עבודה בצורה רציפה וטובה באמצעות כלים טכנולוגיים – מערכות ארגוניות, מפגשים בזום, שיחות טלפון ועוד. עם זאת, אלו אינם מחליפים את הצורך במפגש פנים אל פנים. במידת האפשר, עודדו מנהלים לקיים פגישות צוותיות מחוץ למרחב הווירטואלי, אחת לתקופה, על מנת לאפשר את חיזוק הקשר האישי בין העובדים.
• בקשו פידבק – מגיפת הקורונה הביאה איתה שינויים רבים באופן שבו אנו עובדים ומתנהלים, כאשר כל עובד חווה את השינויים הללו באופן שונה. אל תחכו שהעובד יפנה אליכם ויעדכן אתכם בקשיים שהוא חווה, או חמור מכך – יבחר לעזוב את מקום העבודה.

יזמו סקרים תקופתיים שיוכלו לאתר אתגרים אישיים או מערכתיים עמם מתמודדים העובדים, בהם יוכלו העובדים גם להביע דעות, רצונות וחששות. אלו יסייעו לארגון בקבלת החלטות שיביאו בתורן לרווחת העובדים.