גייסתם עובד חדש? כך תבטיחו תהליך קליטה מוצלח

גייסתם עובד חדש לעסק? מזל טוב!

ארגונים כבר השכילו להבין שההון האנושי הוא המשאב ומנוע הצמיחה הגדול והחשוב ביותר שלהם.

תפוקת העובדים, יעילות העבודה שלהם ואפילו שביעות הרצון שלהם, משפיעים בתורם על הצלחת הארגון ועל הרווחיות שלו.

תהליך גיוס העובד אינו מסתיים עם החתימה על הסכם ההעסקה. למעשה, אפשר אף לומר שהתהליך רק מתחיל בנקודה זו.

עם גיוס העובד מתחיל תהליך הקליטה בארגון, שאורך זמן וטומן בחובו מגוון אתגרים:

• קבלת רקע ומידע על תחום הפעילות של הארגון
• היכרות עם מבנה הארגון, על המחלקות והצוותים השונים שבו
• הבנת הנהלים, שיטות העבודה והתרבות הארגונית
• למידת התפקיד עצמו, על דרישותיו ותחומי האחריות שבו.
• התאקלמות חברתית – היכרות עם העובדים, המנהל הישיר וחברי הצוות

עובד המגיע לארגון חדש עלול לחוות לא מעט קשיים בתקופת ההתאקלמות, הנובעים מחוסר ההיכרות עם הארגון, הנפשות הפועלות, הידע המקצועי ודרישות התפקיד, כמו גם הציפיות הקיימות ממנו.

טיפוח עובד חדש מתחיל, אם כן, כבר בשלב קליטתו בארגון.

תהליך קליטה נכון ומותאם יוביל להשתלבות מהירה ומוצלחת יותר של העובד בתפקיד . מעבר לכך, מחקרים שבוצעו לאורך השנים הוכיחו שלתהליך הקליטה השפעה על שביעת הרצון של העובד, תחושת השייכות והמחויבות שלו לארגון, והתפוקה שלו.

כיצד נוכל להבטיח תהליך קליטה מוצלח? ריכזנו כאן עבורכם מספר עצות בנושא.

• מינוי אחראי על תהליך קליטת העובד – הגדירו מי ילווה את העובד בתהליך הקליטה. אדם זה יהיה מעין חונך שיוכל ללוות את העובד, לעקוב אחר תהליך החפיפה ולאתר אתגרים שיעלו לאורך הדרך ולהרים 'דגלים אדומים' במידת הצורך. החונך יהווה כתובת עבור העובד, אליו הוא יוכל לפנות בכל עניין, שאלה או צורך שיצוצו לאורך הדרך. מי מתאים לשמש כחונך לעובד החדש? ההחלטה על זהות החונך צריכה להתחשב בידע ובניסיון העובד בארגון, אך גם במידת ההתאמה שלו. היכולת שלו להקניית ידע, לצד הזמן העומד לרשותו לשמש כחונך, וכן מידת הסבלנות והרצון שלו להיות אחראי לתהליך, הם שיקולים חשובים בבחירת החונך.
• שיחת הכנה – זכרו שהעובד החדש מגיע למקום חדש ולא מוכר, כשהוא אינו יודע למה לצפות. לכן, מומלץ לקבוע עמו שיחת הכנה, עוד לפני היום הראשון לעבודה. בשיחה זו שתפו את העובד החדש מה צפוי לו, מה תכלול החפיפה, כיצד ייראו השבועות הראשונים בתפקיד, מה יידרש ממנו וכו. בררו עם העובד האם יש לו שאלות ותהיות, והעניקו תשובות לשאלותיו ככל שניתן. שאלו אותו אם יש דבר מה לו הוא זקוק, או דבר מה שחשוב לו לבקש, ויוכל לסייע לו בתהליך הקליטה.
• הכנת תיק חפיפה – ההמלצה היא שהגורם האחראי על חפיפת העובד יכין תיק חפיפה מסודר, בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים, שיכלול את כל הידע הנדרש על הארגון, תחום הפעילות, כמו גם תחומי האחריות בתפקיד. כדאי לבנות גם תוכנית חפיפה מסודרת עבור העובד, ובה לוח זמנים ללמידה.

חשוב שתיק החפיפה יהיה מקיף מחד, אך מאידך מדויק ותמציתי – ויכלול רק את המידע הדרוש לעובד על מנת להתחיל בתפקידו. ההמלצה היא לא להעמיס על העובד שלב הראשון מידע שאינו הכרחי לביצוע תפקידו, כיוון שתכנית חפיפה עמוסה מדי עלולה להיות לא יעילה ואף מתסכלת עבור העובד. לכן, ידע שאינו הכרחי כדאי לדחות לאחר שלב ההתאקלמות, אותו  יוכל העובד ללמוד לאורך הדרך, תוך כדי עבודה.

• חפיפה בירוקרטית – הכנתם תיק חפיפה מסודר עם החומרים הנדרשים? אל תשכחו גם לחפוף את העובד בכל הנוגע לנהלי הארגון – דיווח שעות עבודה – כיצד והיכן על העובד לדווח כניסה ויציאה, מה מדיניות הארגון לגבי איחורים, ביצוע שעות נוספות ועד לבקשת חופשות. תיאום ציפיות זה יפחית את הסיכון לחיכוכים ולעוגמת נפש בכל הנוגע לנוכחות העובד. חשוב שהחפיפה תכלול גם מידע באשר לתהליכי העבודה הנהוגים בארגון, אופן התקשורת השוטפת בין העובדים ועוד. מערכות מתקדמות לניהול נוכחות, כדוגמת io, מאפשרות תקשורת ישירה בין עובדים בצוות, וכן בין המנהל הישיר לעובד, באמצעות צ'ט אחד על אחד וצ'ט קבוצתי, ובכך מייתרות את הצורך בשימוש במערכת נוספת שתשמש לתקשורת פנימית בין העובדים.
• עבודה עם מערכות הארגון – בעוד שרוב העובדים יודעים לעבוד עם תוכנות מוכרות כדוגמת Office ו- Outlook, חשוב להקדיש זמן לחפיפת העובד בכל הנוגע לשימוש במערכות ייעודיות בהן משתמש הארגון, כדוגמת מערכת ניהול נוכחות. מערכת מתקדמת לניהול נוכחות עובדים כדוגמת io, תאפשר לעובד דיווח שעות באופן פשוט ונוח, מכל מקום ובכל זמן. גם בקשת ימי חופשה, דיווח על מחלה תיקון דו"ח השעות והעלאת אישורים ומסמכים שונים, מתבצעים באמצעות המערכת, ומאפשרים התנהלות יעילה ועצמאית של העובד.
• מפגשים יזומים – עובד חדש עשוי להיות בעל אופי יוזם ופעלתן, שירצה להכיר את העובדים בצוות בהקדם. עם זאת, ההמלצה היא לא להעביר את האחריות אל העובד, ולקבוע עבורו פגישות עם הגורמים הרלוונטיים בארגון, כבר בשבועות הראשונים לחפיפה. מפגשים אלו יסייעו לעובד החדש בהיכרות עם הארגון, הידע המקצועי, כמו גם בהתאקלמות החברתית.
• ארגון והכנת סביבת העבודה – אמנם, בעקבות מגפת הקורונה, ארגונים רבים עברו למדיניות עבודה מרחוק, אך הדבר אינו מייתר את הצורך בהכנת סביבת העבודה עבור עובדים חדשים. אם העבודה מתבצעת מהמשרד – דאגו לעובד לעמדה מסודרת, שתכלול מחשב, כיסא ואת יתר הציוד הדרוש לו. כאשר העבודה מתבצעת מרחוק, האתגר עשוי להיות גדול יותר, כיוון שיש צורך לדאוג לעובד גם לחיבור מאובטח למערכות הארגוניות השונות. כך או כך, ההמלצה היא להערך לכך מראש, ולא להמתין למועד תחילת העבודה.
• גמישות – הערכות לקליטת העובד חשובה מאוד, אך באותה המידה חשובה גם תשומת הלב ויכולת התאמת התהליך לעובד עצמו. חשוב להבין שעובדים שונים מגיעים עם כישורים וסגנון עבודה שונה, ולכן ייתכן שהתוכנית שבניתם מתאימה לעובדים מסוימים, ולאחרים פחות. כך, בעוד עובדים מסוימים יעדיפו לעבור על כל תיק החפיפה לפני שיתחילו בתפקידם, עובדים אחרים יעדיפו לשלב למידה והתנסות ולהתקדם תוך כדי תנועה. לכן, נסו לגלות גמישות וסובלנות ולהתאים את התהליך לרצונות העובד, ככל הניתן.
• הערכה ומשוב – נערכתם לקליטת העובד והקדשתם לכך מחשבה ומשאבים רבים. כיצד תדעו אם תהליך הקליטה אכן מתנהל כמתוכנן? יזמו עם העובד שיחת משוב, כבר בשבוע הראשון לקליטתו. בשיחה זו תוכלו להבין כיצד מתקדמת החפיפה, לשמוע את תחושות העובד ולאתר אתגרים שלא צפיתם וייתכן שדורשים שינוי בתהליך. ההמלצה היא לקבוע שיחת משוב נוספת לאחר מספר שבועות ועד חודש ממועד קליטת העובד.