תפקידים ותחומי אחריות בניהול פרויקטים

אילו תפקידים קיימים בניהול פרויקט? ומה חשוב לדעת על כל אחד מהם? כל המידע במאמר הבא

 

ניהול פרויקטים הוא אחד התפקידים המבוקשים כיום. מדובר בתפקיד תובעני, המצריך יכולות וכישורים רלוונטיים. 

בעסקים רבים אחראיים מנהלי פרויקטים רבים על מספר פרויקטים במקביל, משימה מורכבת שעליהם להתמודד איתה בהצלחה מדי יום.

בעוד מטרת הפרויקט עשויה להשתנות בין פרויקטים וארגונים שונים, כל הפרויקטים כוללים למעשה הוצאה לפועל של משימה, הדורשת מעורבות של מספר גורמים בארגון ושיתוף פעולה ביניהם. זאת, תוך פירוט הפרויקט למשימות וקביעת לוחות זמנים ברורים לסיום הפרויקט. שאיפתו של הארגון היא להשלים את הפרויקט לשביעות רצון הלקוח, תוך מקסום רווחים והפחתת עלויות הארגון למינימום.

 

האחריות להצלחת הפרויקט אינה נשענת רק על כתפיו של מנהל הפרויקט. 

פרויקטים מורכבים ממספר פונקציות ואנשי צוות, בהם לכל אחד ישנם תחומי אחריות ומשימות מוגדרות. אילו תפקידים קיימים בניהול פרויקט? ומה חשוב לדעת על כל אחד מהם? ריכזנו עבורכם את כל המידע.

 

מנהל פרויקט

מנהל הפרויקט הוא למעשה המנצח על 'תזמורת' הפרויקט, והפונקציה שמלווה את הפרויקט מראשיתו ועד סופו – החל משלב התכנון, תיאום בין הגורמים השונים המעורבים בפרויקט, מעקב אחר התקדמות הפרויקט ועמידה בלוחות הזמנים ובתקציב הפרויקט, ומתן מענה לקשיים ובעיות שעולות לאורך הדרך.

בארגונים מסוימים, מנהל הפרויקט הוא גם איש הקשר האחראי לעדכן את הלקוח באופן שוטף וזמין עבורו לכל שאלה וצורך.

 

מהם הכישורים הנדרשים ממנהל פרויקט?

ניהול פרויקט דורש בראש ובראשונה ידע ומומחיות בתחום בו מתנהל הפרויקט. לצד זאת, ישנם מגוון יכולות וכישורים שנדרשים ממנהל הפרויקט, שבלעדיהם הוא יתקשה לנהל את הפרויקט בהצלחה:

• מנהיגות – מנהל הפרויקט נדרש להנהיג את הפרויקט ולנווט אותו ליעד בהצלחה. על מנת לעשות זאת, עליו להיות מסוגל להנהיג את הפונקציות השונות בפרויקט.
• ראייה מערכתית – היכולת לראות את התמונה המלאה היא לא דבר של מה בכך. ראייה מערכתית תאפשר למנהל הפרויקט להבין את סטטוס הפרויקט בכל רגע נתון, להשוות אותו למצב הרצוי ולהתקדם לעבר המטרה.
• ניהול והנעת עובדים  – הפרויקט לא מתקדם לפי לוחות הזמנים? אחד העובדים מתעכב ונוצר צוואר בקבוק? על מנהל הפרויקט להיות מסוגל להניע את העובדים ולגרום להם לבצע את משימותיהם בזמן שהוגדר.
• יחסי אנוש ותקשורת בין-אישית – מעורבות בפרויקט עלולה להוות מקור ליצירת חיכוכים בקרב העובדים. דווקא בגלל זה, חשוב שמנהל הפרויקט יהיה אדם בעל אורך רוח, שיוכל לגשר על פערים קיימים, להפחית את החיכוכים האפשריים למינימום ולשמור על אנרגיה חיובית ונעימה בין כל המעורבים בפרויקט.
• יכולת תפקוד גבוהה במצבי עמימות ובתנאי לחץ – הצורך לעמוד בלוחות הזמנים שהוגדרו לפרויקט עלולה לעורר לחץ וסטרס בקרב עובדים ומנהלים כאחד. לצד זאת, לא פעם צרכים שעולים מהשטח מאלצים את מנהל הפרויקט 'לחשב מסלול מחדש' ולבצע התאמות ושינויים בפרויקט. על מנת להצליח בתפקידו, מנהל הפרויקט צריך להיות בעל יכולת תפקוד גבוהה גם כשהדברים אינם מתנהלים כצפוי.
• בקרה, גמישות מחשבתית ויכולת תגובה מהירה לשינויים – הפרויקט הוא דבר חי, שמתנהל ומשתנה כל הזמן. מנהל הפרויקט נדרש להיות 'עם האצבע על הדופק' ולבצע בקרה שוטפת לפרויקט. אחת הדרכים לביצוע בקרה יעילה על התנהלות הפרויקט היא באמצעות מערכת ניהול פרויקטים מתקדמת, שתאפשר מעקב בזמן אמת אחר ביצוע המשימות שהוקצו לכל עובד בפרויקט, ותגובה מהירה לקשיים שעולים מהשטח. ככל שהפרויקט מורכב יותר, ומערב מספר משימות ואנשי צוות, כך גדלים הסיכויים שיצוצו קשיים ובעיות בדרך, שידרשו מתן מענה מהיר ומדויק.
• ניתוח נתונים והסקת מסקנות  – מנהל הפרויקט נדרש לנתח את נתוני הפרויקט תוך כדי תנועה וכן בסיום הפרויקט – להבין את תוצאות הפרויקט עבור החברה. עליו להיות בעל יכולות אנליטיות כדי להבין גם היכן הנקודות החלשות בפרויקט ומה אפשר לשנות בו ולהסיק מסקנות להבא.

 

PMO

PMO (Project Management Office) הוא גוף או פונקציה, בארגון או מחוצה לו, שתפקידו לוודא שהפרויקט מתנהל בהתאם לסטנדרטים לניהול פרויקט המוגדרים בארגון ולגבולות הגזרה שהוגדרו לפרויקט.

PMO מהווה למעשה גוף התומך ומלווה את הפרויקט לכל אורכו, ושואף לדייק את התנהלות הפרויקט ולהבטיח את הצלחתו. תחומי האחריות שלו עשויים להשתנות מארגון לארגון – החל משלב הגדרת התקציב ולוחות הזמנים לפרויקט, ייעוץ לבחירת המתודולוגיה לניהול הפרויקט, ניהול סיכונים, איסוף נתונים לצורך אנליזה וקבלת החלטות, מתן מענה לעובדים ולמנהל הפרויקט בעת הצורך וסיוע למנהל הפרויקט בקבלת החלטות. לא פעם, עבודתו של ה-PMO מתבצעת מאחורי הקלעים.

בשנים האחרונות יותר ויותר ארגונים מבינים את חשיבותו של שילוב PMO בפרויקט. מחקר שנערך בשנת 2017 על ידי PMI מצא שבארגונים בהם שולבו PMO בפרויקטים, חלה עליה של 38% בעמידה ביעדים, והפחתה של 33% בסיכויי הפרויקט להיכשל.

 

מנהל צוות

מנהלי צוותים נכנסים לתמונה בפרויקטים בהם מעורב יותר מצוות אחד בארגון. מדובר בפונקציה משמעותית, היות ובפרויקטים בהם מעורבים מספר רב של גורמים אין למנהל הפרויקט את היכולת לרדת לרזולוציות קטנות ולעמוד בקשר עם כל אחד מהעובדים. מנהל הצוות אחראי על התקשורת עם כל עובדי הצוות שתחתיו, החל ממתן משימות לעובדים, בקרה אחר התקדמות העובדים ועמידה בלוחות הזמנים של כל משימה, תקשורת שוטפת עם כל עובד לזיהוי קשיים קיימים ועוד. גם במקרים שמתגלים קונפליקטים בין חברי הצוות, מנהל הצוות הוא שיפעל למציאת הפתרון. מנהל הצוות נמצא בתקשורת שוטפת עם מנהל הפרויקט, ומעדכן אותו על התקדמות המשימות עליהן אחראיים עובדי הצוות.

 

איך להגדיל את סיכוי הצלחת הפרויקט?

התנהלות נכונה של הגורמים המעורבים בפרויקט תגדיל את הסיכויים להצלחתו. הנה כמה דגשים שיוכלו לסייע לכם:

• הגדרת תחומי אחריות – ככל שהפרויקט גדול ומשמעותי יותר עבור הארגון, כך מעורבים בו עובדים רבים יותר, עובדה שמשפיעה בתורה על מורכבות ניהול הפרויקט. ודאו שכל פונקציה בפרויקט יודעת מהם תחומי האחריות והמשימות שנדרשות ממנה. ניהול הפרויקט באמצעות מערכת ניהול פרויקטים מתקדמת כדוגמת Day.io תיאפשר לכם לשייך לכל עובד את המשימות הרלוונטיות עבורו, בקלות ובנוחות.
• להיות עם האצבע על הדופק – ככל שמנהל הפרויקט ומנהלי הצוותים יהיו מעודכנים במצב הפרויקט בזמן אמת, כך יוכלו לפתור קשיים במהירות ולמנוע עיכובים וצווארי בקבוק. ניהול פרויקטים באמצעות Day.io מאפשרת למנהלים להתעדכן בסטטוס הפרויקט בזמן אמת ולקבל החלטות מבוססות נתונים.
• תקשורת – ככל שהפרויקט מורכב יותר, כך חשובה יותר התקשורת השוטפת בין העובדים השונים. תקשורת שוטפת תפחית בעיות אפשריות, תמנע חיכוכים ותסייע בהבטחת רציפות הפרויקט. לכן, העדיפו לנהל את הפרויקט במערכת ניהול פרויקטים בה העובדים יכולים לתקשר זה עם זה באופן חופשי ומיידי.